CRM-DATEV-Schnittstelle: drei Wege erklärt

In vielen mittelständischen Unternehmen sieht der Weg vom Angebot zur Buchung so aus: Der Vertrieb arbeitet im CRM, die Rechnung entsteht in einem anderen Programm, und am Monatsende landen Exporte und PDF-Rechnungen per E-Mail bei der Steuerberatung, die alles in DATEV verbucht. Das funktioniert, bis jemand eine Rechnung storniert, eine Kundennummer doppelt vergibt oder wissen will, ob ein Kunde schon bezahlt hat.

Wer eine „CRM-DATEV-Schnittstelle“ sucht, sucht meist eine Lösung für genau diese Brüche. Die gute Nachricht: Es gibt etablierte Wege. Die wichtigere Nachricht: Das CRM ist dabei selten der richtige Absender.

Erst die Frage: Wer schreibt die Rechnung?

DATEV ist ein Buchhaltungssystem. Es erwartet Buchungen und Belege, keine Verkaufschancen und Gesprächsnotizen. Die Daten, die DATEV braucht, entstehen in dem Programm, das die Rechnung schreibt. Das ist in vielen Unternehmen nicht das CRM, sondern ein ERP oder eine Fakturierung.

Der saubere Datenfluss sieht deshalb meist so aus:

Schritt	System	Was passiert
Angebot	CRM	Vertrieb erstellt und verfolgt das Angebot
Auftrag und Rechnung	ERP oder Fakturierung	Aus dem gewonnenen Angebot wird ein Auftrag, daraus die Rechnung
Buchung	DATEV	Rechnung und Buchungsdaten gehen an die Buchhaltung
Zahlungsstatus	zurück ins CRM	Der Vertrieb sieht offene Rechnungen direkt am Kunden

Bevor ihr eine Schnittstelle baut, legt fest, welches System die Kundennummern vergibt. In DATEV sind Kunden Debitoren mit eigenen Kontonummern. Vergeben CRM, ERP und Steuerberatung jeweils eigene Nummern, passt am Ende nichts zusammen.

Weg 1: Datei im DATEV-Format

Der einfachste Weg ist ein Export im DATEV-Format, einer festgelegten Dateistruktur für Buchungsdaten. Euer Rechnungsprogramm erzeugt die Datei, eure Steuerberatung importiert sie in DATEV.

Gut daran: Viele Programme können das, es braucht keine Freischaltung und kein Projekt.

Der Haken: Es bleibt ein manueller Schritt. Fehler fallen erst auf, wenn die Steuerberatung importiert, also oft Wochen nach der Rechnung. Und die Belege selbst, also die Rechnungs-PDFs, müssen getrennt übertragen werden.

Weg 2: DATEV-Datenservices über DATEV Unternehmen online

Für einen laufenden, automatischen Austausch bietet DATEV Datenservices an, die Programme von Partnern im DATEV-Marktplatz nutzen können. Die drei wichtigsten:

• Buchungsdatenservice: überträgt strukturierte Buchungsdaten zusammen mit den Belegen als fertige Buchungssätze in die Rechnungswesen-Programme von DATEV. Grundlage ist das DATEV-Format.
• Rechnungsdatenservice 1.0: überträgt Rechnungsdaten und Belege an DATEV Unternehmen online. Dort stehen sie als Buchungsvorschläge bereit, die die Buchhaltung prüft.
• Belegbilderservice Rechnungswesen: überträgt nur die Belegbilder. Die Buchung entsteht weiterhin in DATEV.

Welcher Dienst passt, hängt davon ab, wie eure Steuerberatung arbeiten möchte: fertige Buchungen übernehmen oder Vorschläge prüfen. Das klärt ihr am besten in einem gemeinsamen Termin, bevor irgendetwas eingerichtet wird. Freigeschaltet wird über die Mandantenregistrierung in MyDATEV.

Wichtig: Diese Dienste setzen voraus, dass euer Rechnungsprogramm sie unterstützt. Ein CRM ohne eigene Rechnungsstellung ist hier meist nicht der richtige Absender.

Weg 3: Der Rückweg ins CRM

Der Teil, der im Alltag am meisten Zeit spart, ist oft nicht der Weg zu DATEV, sondern der zurück. Wenn der Vertrieb vor dem Anruf sieht, dass zwei Rechnungen offen sind, spart das peinliche Gespräche und Rückfragen in der Buchhaltung.

Diese Information holt ihr am einfachsten aus dem System, in dem die Zahlungen abgeglichen werden, also aus ERP oder Fakturierung, und zeigt sie im CRM am Kunden an. Nur lesend, damit niemand im CRM Buchhaltungsdaten ändert.

Die E-Rechnung ändert die Rechnung

Für Rechnungen zwischen Unternehmen in Deutschland gilt die E-Rechnungspflicht in Stufen:

• Seit 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können.
• Ab 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz E-Rechnungen ausstellen.
• Ab 1. Januar 2028 gilt die Pflicht zum Ausstellen für alle.

Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931, zum Beispiel im Format XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2. Ein PDF ist keine E-Rechnung.

Für eure Systemlandschaft heißt das: Das Programm, das Rechnungen schreibt, muss diese Formate erzeugen können, und die Stammdaten müssen stimmen. Fehlende Umsatzsteuer-IDs oder uneinheitliche Adressen fallen bei einer E-Rechnung sofort auf. Wer ohnehin eine Schnittstelle zu DATEV plant, sollte beides zusammen angehen.

Typische Stolperfallen

1. Doppelte Kundennummern. Legt ein führendes System fest und übernehmt die Nummer überall.
2. Kontenrahmen und Steuerschlüssel. Ob eure Steuerberatung mit SKR03 oder SKR04 arbeitet und welche Erlöskonten sie erwartet, gehört vor den ersten Export, nicht danach.
3. Stornos und Korrekturen. Eine fehlerhafte Rechnung wird storniert und neu gestellt, nicht gelöscht. Testet diesen Fall ausdrücklich, auch in der Schnittstelle.
4. Rechnungsnummern. Sie müssen fortlaufend sein. Wenn mehrere Systeme Rechnungen erzeugen können, braucht es eine klare Regel, welches das tut.
5. Kein Probemonat. Spielt einen Monat parallel durch und vergleicht das Ergebnis mit eurer Steuerberatung, bevor der alte Weg abgeschaltet wird.

So gehen wir vor

Wir beginnen mit einem gemeinsamen Termin mit eurer Steuerberatung und zeichnen den Datenfluss auf: Wo entsteht was, wer vergibt welche Nummern, was soll zurück ins CRM. Dann wählen wir den Weg, richten die Schnittstelle mit Fehlerprotokoll ein und testen einen Monat parallel. Mehr zur CRM-Integration mit ERP, SAP und DATEV.

Quellen

• DATEV-Marktplatz, Beschreibung der Schnittstellen Buchungsdatenservice, Rechnungsdatenservice 1.0, Belegbilderservice Rechnungswesen und DATEV-Format (Beispiel einer Partnerlösung): datev.de/marktplatz
• IHK Frankfurt am Main, E-Rechnungspflicht ab 2025: frankfurt-main.ihk.de
• DIHK, E-Rechnung im Geschäftsverkehr: dihk.de

Dieser Beitrag ersetzt keine Steuerberatung. Was für euer Unternehmen gilt, klärt ihr mit eurer Steuerberatung.